気持ちや思いを伝えるとき、口頭では感情が先にたって冷静さがそがれるという面があります。とりわけ、抗議をするケースなどでは、往々にして「売り言葉に買い言葉」という局面になりがち。それではいたずらに関係が悪化するだけで、問題の解決はおぼつかないという結果になります。

　書くためには、気持ちを整理することが不可欠ですし、その作業を通して、冷静に問題を見つめたり、大局的に判断したりすることができます。

　また、こちらの言い分を相手がどのように受け取るかも予測がつきますから、もっとも効果的な表現方法や文章の展開も、存分に工夫することが可能です。そして、もうひとつ、書くことのメリットがあります。書いているあいだに、自分の気持ちが落ち着き、心が癒されるというのがそれ。たとえ相手に出さなくても、書くだけで「もう、気分がスッキリした」ということは、少なくありません。

　誰にでも、日記に思いを記すと、それまで心にわだかまっていた怒りや悲しみが解消されたという経験はあるはず。書くことによるこのカタルシス効果も見逃せません。

抗議や要望を伝えるケースでは、直接的な非難の言葉を書き募ることは控えるのがコツです。それが正当なものであっても、頭ごなしに非難の言葉をぶつけられた側は、反感を持ち、素直に反省し、改めるという方向にはいかないことがほとんどだからです。

　相手を責めたい気持ちは十分理解できるところですが、ここはそれを抑え、問題提起や相談という形にして、相手をこちらの土俵に引き入れるのが得策。

　"おたがいの問題""協力して解決したい"というニュアンスを前面に出すことで、相手は「自分ばかりが責められている」という感覚を持つことなく、こちらの主張に謙虚に耳を傾ける姿勢になるものです。

　断りや拒絶の場合も、その理由が相手にあるという書き方はしないこと。相手の意向には賛同や感謝を示しながら、あくまでこちらの"至らなさ"や"力不足"、あるいは"やむを得ない周囲の事情"で受け入れることができない、という流れにするのがこうしたケースでのもっとも有効な戦略です。

　書いて伝えるときに、注意が必要なのは、相手を刺激する「禁句」はできる限り使わないようにすることです。例えば、「いじめ」を訴えるのでも、そのまま「いじめ」という言葉を使ってしまうと、必要以上に刺激することになり、相手が硬化して問題解決に支障をきたすといったことになりかねません。「わが子がケガをして帰ってきたことがあった」などのように、事実を淡々とつづるようにするのがいいでしょう。

　そのほか、禁句と考えたほうがいいのは、悪いイメージが定着している言葉や表現。抗議をするケースでも「迷惑(している)」という言い方ではなく、「〜のようにしていただけたらありがたい」というふうにすると、受け取り方はずいぶん違ったものになります。

　「非常識」「セクハラ」「無責任」…:なども、それぞれ「大人としての対応ではない」「不適切な行為」「責任感に欠ける」といった表現にしたほうがソフトな感じになります。ただし、相手が事態をあまりに軽く考えているというときには、あえて禁句を使ったほうが有効なケースもあります。